Manual Básico sobre la creación de Politicas de Empresa

Manual Básico de Políticas  axis.jpgEmpresa

A continuación se explicará de manera sintetica la elaboración y aplicación de manuales administrativos, su importancia y estructura dentro de una empresa Standard.

Se considera de gran importancia el saber realizar una manual de políticas, pero sobre todo el aplicarlo y utilizarlo, pues de cierta forma ahorra trabajo a los administradores, y hace que la empresa cuente con una mayor y mejor estructura.

Definición de Política:

Manera de alcanzar objetivos bajo procedimiento establecido y conocido por los agentes componentes de la organización. "Es un plan permanente que proporciona guías generales para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas.

Definición de Manual de Políticas:

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

Objetivo del Manual de Políticas:

o        Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

o        Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.

o        Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

o        Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

o        Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

o        Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Importancia de Manual de Políticas:

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

Ventajas de los manuales de Políticas:

?        Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

?        Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.

?        Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

?        Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

?        Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

?        El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

Tipos de Manuales de Políticas:

?        Manuales Generales de Políticas:

Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

?        Manuales específicos de Políticas:

Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular.

Contenido del Manual de Políticas:

Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.

1.       Índice

2.       Introducción

Objetivos

Alcance

Como usar el manual

Revisiones y recomendaciones

3.       Organigrama

4.       Declaraciones de Políticas

?        Índice :El índice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.

*        Introducción :Este apartado debe incluir una breve introducción del manual de políticas. Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de el, su alcance, como usar este manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.

*        Alcance :Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de políticas.

*        Como usar el Manual :Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual.

*        Revisiones y actualizaciones :Indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.

*        Organigrama :En esta sección se representará gráficamente la estructura orgánica de los distintos departamentos, gerencias , secciones ,etc.

*        Declaraciones de Políticas :En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate.

DESARROLLO DE POLÍTICAS.

Para llevar a cabo la declaración de políticas se sugiere el siguiente método:

1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate.

2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para:

* Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir.

* Precisar los límites a que llegarán las políticas.

* Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.

* Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva.

* Aprobación de las políticas por la dirección superior.

* Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas.

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LAS POLÍTICAS

1. PROPÓSITO. Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una política.

2. DEFINICIÓN. Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política.

3. CONTENIDO. Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los lineamientos específicos necesarios para la aplicación de la política.

4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACIÓN. Enunciar la(s) unidades orgánicas que deben observar las prácticas de la política.

PREPARACIÓN DEL MANUAL

El paso inicial para preparar un "Manual de políticas". Es determinar lo que se desea lograr.

Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Además todos los manuales administrativos tienen un propósito en común: "Obtener mejores resultados".

Posteriormente se iniciará la elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento de la información, es decir; la integración propiamente de proceso de elaboración.

PREPARACIÓN DE UN BORRADOR DEL MANUAL.

La elaboración de este borrador se debe poner a consideración de la alta administración, de los jefes de departamento y eventualmente de algunos empleados clave.

Este borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de introducir las eventuales modificaciones. Desde luego las sugerencias que se aprovechen para la relación definitiva pueden proceder de los más diversos niveles jerárquicos (Jefes y empleados).

ELABORACIÓN DEL MANUAL

Para la elaboración del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad.

Pueden surgir durante la elaboración de manuales de políticas algunas dificultades al determinarse políticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o desinterés por determinar con éxito dichos manuales. O bien en que no operen las especificaciones en los misinos de la manera establecida.

Algunas de las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas.

FORMATO. Para lograr un eficiente manual de políticas que ayude a llevar a cabo el trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio. Además de permitir hacer referencias rápidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden.

NUMERACION DE PÁGINAS. Después de seleccionar el formato, hay que decir cómo numerar las páginas. Existen tres métodos para numerar las páginas del manual de políticas y son:

a) Numeración consecutiva de páginas. Es el método más sencillo.

Pero también el menos flexible. En éste método las páginas se numeran en orden consecutivo a partir del número 1.

b) Numeración de páginas por secciones. Consiste en que, las páginas de cada una de las secciones se numeran consecutivamente y cada número de página va precedido por el de la sección y un guión.

ENCABEZAMIENTO DE PÁGINAS. Consiste en establecer una zona especialmente demarcada en la parte superior de cada página y que contiene cierta información básica, como el título de la política, número de control, unidad orgánica, fecha de elaboración y vigencia, etc.

AUTORIZACIÓN DEL MANUAL

Una vez elaborado el manual de políticas y para poder. Facilitar su implantación, se recomienda que sea autorizado por quienes intervienen:

* Por la .alta Administración, para darle la formalidad y el apoyo necesario.

* Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.

* De la unidad responsable de la elaboración de manuales administrativos, si la hay, o del grupo de técnicos en su caso.

* Del consultor externo en su caso.

DISTRIBUCIÓN CONTROL DEL MANUAL.

La "Distribución" del manual de políticas es un aspecto delicado, especialmente en organismos grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido íntegramente a todos los miembros del organismo.

En particular basta con que el personal subalterno reciba únicamente las instrucciones sobre las políticas que debe observar. Sólo los .administradores, los ejecutivos y los jefes de departamento, pueden recibir las ediciones completas.

HOJA DE APROBACIÓN

La indicación de haber sido dada la aprobación al manual de políticas por parte de los órganos competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual.

REVISIONES Y ACTUALIZACIONES.

Las políticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad. Deben ser revisadas periódicamente en forma sistemática para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y condiciones existentes.

Al fin de contra restar la obsolescencia, habrá necesidad de planear revisiones y actualizaciones por parte de la unidad administrativa y responsable (sistemas y procedimientos, organización y métodos) o de su equivalente.

ACTUALIZACIONES IRREGULARES, Consiste en llevar a cabo actualizaciones de acuerdo a las necesidades (cambio de algunas política, eliminación, reestructuración, etc.).

ACTUALIZACIONES REGULARES. Consiste en establecer un programa de actualizaciones periódicas. Hay que realizar de acuerdo a un programa una revisión de los manuales de políticas. Guando menos una vez al año y, si los apartados cambian con rapidez. Será necesario efectuar esas revisiones dos veces al año.

RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACIÓN. Desde un punto de vista general, es conveniente recabar opiniones tanto en favor como en contra de una política existente, procurando obtener los hechos, analizarlos y aplicar el criterio en la forma más imparcial posible.

Análisis Crítico

Considero de gran importancia que una empresa cuenta con un manual de políticas pues en éste se establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la administración efectiva y adecuada de la entidad.

También puedo mencionar que consiste en una descripción detallada de los lineamientos ya  seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco teórico principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Pueden elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, seguridad, prevención de accidentes, etc.

Además, se establecen las responsabilidades y tareas correspondientes de cada área administrativa, así como su nivel jerárquico en la estructura organizacional.

BIBLIOGRAFIA : Joaquín Rodríguez Valencia, Como utilizar y elaborar manuales administrativos 2003 España.

 

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Comentarios

Excelente artículo!... me haz ayudado como no tenes idea!!! MIL GRACIAS!!!

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Buen dia , muchas gracais por estainformacion, si tuviera el tiempo para actualizarlo muchos cibernautas le agradeceriamos

Gracias

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buena informacion ...me fue muy util !!!

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Hola Patricio

 

Felicidades

 

Te agradezco esta información que me esta siendo de gran utilidad, si tuvieras alguna otra información para crear politicas.

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PRIMERO AGRADESER POR LA BUENA INFORMACION QUE DAS Y BIEN AL DETALLE AHORA QUE YA SE LOS PASOS  LO VOY A EMPEZAR A ELABORAR PARA PRESENTAR EN MI CENTRO DE TRABAJO  Y SALUDOS ESPERO QUE TENGAS FACEBOOK PARA VER COMO CONTACTARTE SALUDOS A LA DISTANCIA.

LIMA PERU

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I have beeing scouring the google for this info and simply needed to thank you for that the post. BTW, simply off topic, how can I figure out a duplicate of this theme _ Thanks
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Hola, necesito armar un manual de procedimiento de una distribuidora de productos alimenticios para presentar en SENASA

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Excelente aporte, de pronto tendras modelos de como elaborar por ejemplo una politica para reembolsos de viaticos o viajes?

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Excelente aporte, de pronto tendras un modelo?

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Estupendo... articulo muy bueno para la creacion de politicas.... verdaderamente recomendable.

Saludos.

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Tu me podrias ayudar a crear una politica para el uso de caja de herramientas en mi empresa.

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Muy bueno el artículo.  En la nota se habla de manual de políticas y de procedimientos, en la práctica qué consideras más apropiado, que exista un manual independiente de políticas de toda la organización y por separado manuales de procedimientos, o que cada manual esté integrado, las políticas seguido de los procedimientos?

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buscando algún proceso para implementar Politicas de Ventas, bien estructuradas y definidas, que soporten Responsabilidades y beneficios en las negociaciones de una Empresa, me encontre esta Página, excelentes detalles sobre los procedimientos que anteceden a una Elalboración en Politicas  a implementar, mil gracias.

 

saludos

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Necesito que alguien me pueda apoyar con una politica para orientarme a realizar otras y saber que debe de contener y los pasos si alguien me puede apoyar se lo voy agradecer mucho.
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Feicitaciones y gracias por la ilustracion muy buena

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Excelente informacion... precisa y explicita. ¡Gracias!

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Muchisimas gracias por el aporte que me brindo el articulo

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Primero decir que esto constituye un Excelente apoyo al conocimiento.

Ya en el sentido práctico, las organizaciones deben tener manuales de políticas por área o pueden emitir y difundir manuales de políticas por funciones. ¿Cuál es la recomendación?

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bien y del manual de procedimientos

 

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Muy completo el informe, en estos momento me enciuentro realizdon mi tesis de grado y necesito los antecedentes es sobre el diseño de un manual de politicas y nosmas de procedimientos administrativas te agradeceria tu ayuda saludos

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gracias, por la informacion, muy completa...

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gracias amigo este manuel me esta ayudando mucho

si seria tan amable que de ayudarme en trabajito que tengo no se como hacer es la cracion de una empresa desde ya estoy agradecido muchas gracia carlos

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graxias fue super util la imformaccion suministrada para la acreaccion de una politica para mi proyecto exportador

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Muchisimas gracias por tu articulo, me ha ayudado mucho para saber como elaborar las politicas de empresa para mi proyecto de administracion de fin de curso.

Te deseo exito en todo lo que emprendas, y saludos desde Nicaragua!

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lo que yo queria, gracias
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bien complemente mi trabajo de tesis

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Muchas gracias por tu información, es excelente, completísima y solucionó mi problema; llevaba varias horas tratando y buscando el tema que resolviera mis inquietudes y esta publicación da mucho mas que eso.

Te felicito por el artículo.

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muchas gracias! de gran ayuda para mi trabajo de Administracion

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Te felicito Joaquin. Muy practico y claro. Tengo que elaborar un politica de RSE, podrias orientarme?.

 

De antemano mil gracias

 

Carlos

 

 

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es muy bueno el contenido! gracias por subir contenidos de calidad!!!

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Que buen trabajo te agradezco la información.

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gracias , rcomiendo si es posible adjuntar unas planillas de como realizar las preguntas claves, procesos y formatos para realiar el manual.

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HOLA BUENAS TARDES:

MUCHAS GRACIAS, SALI DE UN APURO Y JUSTAMENTE ME AYUDO MUCHISIMO, Y SE ME HIZO MUY SENCILLO, PERO A LA VEZ COMPLETO.

NUEVAMENTE, MUCHAS GRACIAS,    SALUDOS

 

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Muy bueno el artículo, meservirá mucho.  Gracias

Rolando,

Guatemala

 

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Quisiera hacerle un reconocimiento al gran aporte que hace a todos los que utilizamos esta via para obtener buenos resultados y avanzar en los estudios, la ciencia, tecnología, gerencia etc.

Excelente su aporte para quienes le consultamos.

Muy agradecido.

Saludos de Venezuela- Estado Bolívar.

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HOLA QUE TAL SABES ES MUY INTERESANTE ESTE TEMA Y DE GRAN AYUDA PARA LOS LECTORES... YO ESTOY HACIENDO MI TESIS Y ESTA FUE LA PÁGINA MAS COMPLETA QUE CONSEGUI Y CONSULTE...

GRACIAS

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muchas gracias me ayudo mucho

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Muchas gracias por publicar esta información me fue muy útil.

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muy bueno!!! conciso, corto y completo.

Gracias

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uuuuuu

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parece que esto nos puede servir de algo mañana conversamos

xauuu

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